Zeven Besluiten voor een Online of Hybride Event

De afgelopen maanden raken we steeds meer bekend met online events. Van een simpele video uitzending tot een complete studio met presentatoren en sprekers. Voor elk event geldt dat je binding wilt creëren met je bezoekers. We hebben zeven onderwerpen voor je op een rijtje gezet om over na te denken en te besluiten:

Tip 1: Denk goed na over het format

Een online event is eigenlijk een TV-uitzending via internet met als mooie bijkomstigheid dat je veel meer interactie hebt met kijkers. Ook voor een digitaal event is het verstandig om goed na te denken over je format. Wat wil je vertellen en hoe ga je dat doen? Kies een thema, bepaal de setting en denk na over het gebruik van illustraties door video of animatie. Plan een brainstorm sessie in met je event-team en schroom niet om ter inspiratie naar tv-programma’s te kijken die aansluiten bij jouw doelgroep. Zorg in ieder geval voor zoveel mogelijk interactie!

Tip 2: Via welk platform ga je uitzenden?

De keuze voor het uitzenden via internet is enorm. Van YouTube Live, Zoom, Livestorm tot een volledig op maat gemaakte platform. Maak je een openbare uitzending waar iedereen mee kan kijken of wil je dat deelnemers moeten inloggen met een mailadres en wachtwoord. Veel platformen bieden de mogelijkheid om vooraf ook je mail communicatie in te stellen zodat je deelnemers automatisch op de hoogte blijven.

Tip 3: Presenteer je zelf of huur je een professionele moderator?

Ga je zelf je event presenteren of maak je gebruik van een professional? Een presentator met ervaring weet je publiek beter te binden en kan een gast die inhoudelijke kennis komt delen op zijn gemak stellen en sturen. Zo komt de inhoudelijke boodschap beter over. Niet alle dagvoorzitters die gewend zijn om op een podium te staan komen in beeld ook krachtig over. Vraag dus voor je boeking een aantal digitale voorbeeld op van je presentator.

Tip 4: Alleen plenair of ook een break-out?

Vaak zien we dat event organisator een plenair programma organiseren en dan verder willen gaan met een aantal break-out sessies. Online houd je je kijker niet langer dan een uur vast. Verder is het lastig om tussen de diverse platformen te schakelen online. Je kan er voor kiezen om je online event te verspreiden over een aantal dagen. Bijvoorbeeld eerst je plenaire programma, een paar dagen later je break-out sessies en daarna weer een live uitzending waar je gasten de sessies bijvoorbeeld bespreken.

Tip 5: Publiek bij je event … hybride: met publiek in de zaal en publiek op afstand

Er mag steeds meer, zolang we maar op 1,5 meter van elkaar blijven. Je kan dus publiek bij je uitzending uitnodigen. Wellicht is het interessant om een selectie te maken van je bezoekers die een bijdrage kunnen geven aan de inhoud van je event en ze zo onderdeel laten zijn van je uitzending. Of organiseer op diverse plekken kleine events en zendt het primaire deel online uit en ga doe de break-out sessie weer offline. 

Tip 6: Hoe lang mag een online / hybride event duren?

Een offline event duurt gemiddeld zo’n 3,5 uur. Voor online is dit veel te lang. Kijkers blijven niet zo lang achter zijn of haar computer zitten. Ook haken mensen eerder af wanneer een online event langer duurt dan een uur. Heb je toch meer tijd nodig om je boodschap over te brengen? Knip je event dan in delen en zendt op verschillende dagen uit.

Tip 7: Hoe ga ik mijn event promoten?

Het aanbod is groot online en het is moeilijker om je deelnemers zover te krijgen dat ze naar je online event gaan komen. Besteed dus veel aandacht aan promotie. Ontwikkel een duidelijke mail campagne, zet in op social media en soms is het ook effectief om je doelgroep ook per post uit te nodigen. Hoe persoonlijker hoe beter. Stuur vlak voordat je live gaat nog een mail of zelf een sms zodat iedereen ook echt inlogt wanneer je begint.

We hopen dat we je met deze zeven tips voldoende inspiratie hebben gegeven om je online event succesvol te maken met voldoende inhoud, interactie en energie. Wil je meer informatie over hoe je het beste een Hybride event of een Online event organiseert en weten wat er technisch allemaal bij komt kijken? Neem dan contact op met Beeld en Geluid Den Haag of klik alvast hier voor meer informatie.