“Ik wil gewoon iets dat werkt en alles kan!”

Webinar opnemen: zo werkt het!

Webinar opnemen? Wij helpen je op weg! Online en Hybride Events zijn niet meer weg te denken. Als expert in het organiseren van webinars faciliteren we meerdere online events per week. Steeds vaker horen we: “hoe zenden jullie dan uit, hoe werkt het, moet dat via een speciaal platform?” In deze blog vertellen we je waar je op moet letten.

Webinar opnemen, of livestream, webcast, hybride event? Wat is het verschil?

Allereerst vertellen we nog even welke soorten online events er zijn: livestreams, webinars, webcasts en hybride events. Ze worden namelijk nog wel eens door elkaar gebruikt.

Livestream: Bij een livestream zend je alleen uit en heb je verder geen interactie met je publiek. Hiervoor kan je bijvoorbeeld YouTube Live gebruiken. Dit is gebruiksvriendelijk en is voor iedereen toegankelijk zonder inlog of registratie. 

  • Live uitzending
  • Geen interactie met publiek

Webcast: Een webcast heeft naast online publiek ook een fysiek publiek. Dit is vaak een live uitzending van een presentatie of college waarvan de organisator het bereik wil vergroten of de inhoud wil bewaren voor later gebruik. Er is hierbij geen interactie met online publiek. Een webcast lijkt daarom op een livestream.

  • Online publiek én publiek in de zaal
  • Live uitzending
  • Geen interactie met online publiek

Webinar/online seminar: Wil je echte interactie met je online publiek, dan kies je voor webinars. Door de interactie via het platform is de impact van het evenement groter. Denk aan Q&A’s, polls, enquêtes, etc. De focus ligt dus op het online publiek. Er is geen publiek aanwezig in de zaal.

  • Geen publiek in de zaal
  • Interactie met online publiek

Hybride events: Bij hybride events is er ook nog publiek in de zaal, wat weer een extra dimensie en energie geeft. Dit is zichtbaar in de uitzending. Het is dus belangrijk om je wat beter te verdiepen in het platform voordat je kiest. Wordt het: Livestorm, Zoom, Webex, Blue Jeans, Sqiffer of iets anders? Hierbij is interactie met online publiek, in tegenstelling tot een webcast, wel belangrijk! In feite spreken we bij een Hybride event van een webinar met publiek!

  • Publiek in de zaal én publiek online
  • Interactie met het publiek, zowel online als in de zaal

Online platform: een online platform is software die informatie en interactie tussen verkopers (leveranciers) en kopers (gebruikers) mogelijk maakt. Ofwel: software die vraag en aanbod bij elkaar brengt. Denk bijvoorbeeld aan: Zoom, YouTube Live.

We adviseren je graag, gedacht vanuit de doelstellingen van het evenement dat je wil organiseren.

Hoe werkt een webinar?

Streams, webinar, platformen en applicaties.. Hoe werkt het precies? Denk aan een simpele setting van een camera en een microfoon. Beide apparaten nemen een signaal op en die komen samen in een webcast encoder. Daar komt weer een signaal uit. Dit is de live video ofwel een livestream. Deze stream wordt gestuurd naar diverse platformen zoals Vimeo, Youtube Live of bijvoorbeeld Zoom.

1. Bepaal doelstellingen + doelgroep

Het begint allemaal bij de juist basis. Bepaal welke doelstellingen er zijn en baken de doelgroep af. De doelstellingen hebben invloed op de lengte van de webinar, de interactiemomenten, de timing, de manier van aanspreken van je doelgroep. Maak de doelstellingen scherp. SMART is een goede techniek. Specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden.

2. Online Break-out Sessies

Wil je ook online break-out sessie gaan organiseren dan merken we in de praktijk dat er vaak wordt gekozen om deze sessies in een ander platform te organiseren waardoor het publiek moet switchen tussen de verschillenden platforms. De kans dat de kijker afhaakt wordt hierdoor vele malen groter. De tip is om het zo makkelijk mogelijk te maken voor de kijker.

3. Registratie van online publiek

Het liefst wil je als organisator weten wie zich aanmeldt voor je event en of ze ook daadwerkelijk gaan kijken. Na de registratie wil je blijven communiceren met de deelnemers en ervoor zorgen dat ze bekend zijn met het platform. Je kunt ervoor kiezen om hier een aparte tool voor te gebruiken zoals MailChimp maar nog beter is om dit al vanuit je online platform te verzorgen waar je je event ook mee gaat uitzenden. Bij ons eigen online platform is dit allemaal geregeld.

4. Ticketverkoop aan online publiek

Mocht je een online event organiseren waarvoor je tickets wil verkopen of donaties activeren, dan kunnen we je hierover ook adviseren. Er zijn diverse tools die daarbij kunnen helpen.

5. Interactie: hoe doen we dat?

Polls, chatfuncties, quizes, we hebben ze allemaal langs zien komen. Ideale tools om je publiek te betrekken bij je online event. Zo voelen ze zich onderdeel van je programma en kan je ze ook daadwerkelijk mee laten bouwen aan de inhoud van je event. Het liefst wil je ook laten zien aan je deelnemers wie de andere deelnemers zijn en zo het online netwerken faciliteren. 

6. Branding: hoe zorg je daarvoor?

Als organisator wil je ook online je branding in orde hebben en je event kunnen voorzien van je eigen look and feel. Gek genoeg bieden maar heel weinig online platforms deze mogelijkheid … Daar zagen wij een kans!

7. Platforms?

Deze verzuchting hoorden wij laatst door de telefoon. Beeld en Geluid Den Haag werkt met een prachtig eigen online platform dat kan zorgen voor een volledig, branded event met de impact die je nodig hebt.

Van een volledig geautomatiseerd uitnodigingstraject, eventuele betaling, break-out sessies, interactie tools en waar nodig een borrelbox in de zaal en een borrelbox bij de kijkers op afstand. Beeld en Geluid Den Haag denk heel graag mee, zodat jij kan focussen op de inhoud en het publiek in plaats van techniek en camera’s.

Wil je meer weten?
Bel 070 330 75 75 of stuur een e-mail. Wij denken graag met je mee in het organiseren van een webinar of hybride event!

Delen