Inmiddels hebben we bij Beeld & Geluid de afgelopen jaar meer dan 300(!) events mogen organiseren waarbij we steeds aan onze opdrachtgever de vraag hebben gesteld wat de exacte doelstelling was. Ook online konden we de diverse doelgroepen informeren, enthousiasmeren of zelf betrokkenheid genereren. Wanneer je vooraf je doel goed duidelijk hebt dan kan je flexibel zijn bij de keuze van de vorm.
Heb je je doelstelling geformuleerd dan kan je de focus leggen op de inhoud. Benoem de diverse onderdelen en kijk welke onderdelen echt invloed hebben op de doelstelling en welke onderdelen als ‘randprogramma’ kunnen worden gezien. Dit noemen we denken in modules. Wanneer je dit hebt gedaan dan kan je bij het omschakelen naar een andere vorm sommige modules weglaten of juist toevoegen. Het voordeel hiervan is dat je de inhoud van je event heel snel kunt aanpassen aan de vorm.
Met een module bedoelen we je verschillende programmaonderdelen zoals bijvoorbeeld je ontvangst, plenaire programma, break-out sessies of je netwerkmoment. Vergeet ook niet je pauzes te benoemen. Hoe gedetailleerder je programma opdeelt in modules hoe makkelijker het is om er mee te schuiven en ze ranking te geven voor je event. Deze ranking gebruik je dan weer om te bepalen of je deze module echt nodig hebt bij het omschakelen naar een andere vorm.
Het werken met modules vraagt om een hele flexibele locatie. Je locatie moet namelijk ook in staat zijn om snel met je mee te schakelen naar online, hybride of live. Voorwaarde is dat een locatie eigen apparatuur heeft, voldoende personeel kan inzetten en ook genoeg ervaring heeft opgedaan om dit mogelijk te maken. Beeld & Geluid kan last minute schakelen qua type event en helpt jou hierbij.
Ga je een locatie reserveren vraag dan gelijk naar een tweede of derde offerte bij dezelfde locatie. Zo heb je van te voren een duidelijk beeld van de mogelijkheden en hoef je niet op het laatste moment nog van alles uitzoeken. Kijk ook samen met je locatie naar je bedachte modules waardoor de locatie ook een duidelijk beeld krijgt van je plannen en hier ook in mee kan denken en schakelen.
We snappen dat je na het lezen van dit artikel meer vragen hebt. Vanuit Beeld & Geluid willen we je hier graag verder mee helpen. Neem contact op met events.denhaag@beeldengeluid.nl of bel 070 330 7575.
