Online eventplatforms: Waar moet je op letten?

Inmiddels zijn er voldoende platforms voorhanden om je online event tot een succes te maken. Sterker nog, ze schieten als paddenstoelen uit de grond. In dit artikel leggen we in het kort uit waar je op moet letten bij je keuze voor het juiste platform. Het is namelijk best lastig om in te schatten welk platform voor jouw event het beste werkt.

Wel of geen registratie

Een van de eerste keuzes die je gaat maken is of je kiest voor registratie of niet. 

Is iedereen welkom en wil je zoveel mensen laten deelnemen, kies dan niet voor ingewikkelde registratie.

Laat je de bezoekers wél registreren, dan weet je wie er aanwezig is en heb je de beschikking over veel meer statistieken. Bovendien houd je de controle op wie er wel en niet mag kijken. Het is dus meteen een stukje afscherming van je webinar. 

Kies je voor registratie voor je webinar, dan is de tweede keuze of je dit verzorgt via een systeem zoals Google Forms, Eventbrite of via het eventplatform zelf. 

Zelf de registratie verzorgen

Ga je zelf de registratie verzorgen dan moet je iedereen nog wel een persoonlijke deelname link mailen die door het eventplatform is gegenereerd. Iedereen ontvangt een persoonlijke link en je kunt dus niet met deze link via verschillende devices of met meerdere personen inloggen. Let op dat er dus een deadline ingesteld moet worden tot wanneer men kan aanmelden en een link kan verkrijgen. Dit kan dus wat lastiger zijn bij last minute deelnemers.

Registratie verzorgen via het platform

Wanneer je er voor kiest om je bezoekers zich aan te laten melden via het platform dan heeft dit als voordeel dat je geen deelnamelink en inloggegevens hoeft te mailen. Deze worden namelijk automatisch gegenereerd vanuit het platform en doorgestuurd. Het nadeel is dat je bezoekers een mail krijgen vanaf een ander (onbekend) mailadres. Let dus wel altijd op dat je ze attendeert op het feit dat deze in de spamfolder terecht kan zijn gekomen.

Niet registreren

Kies je ervoor om je bezoekers niet te laten registreren? Dan heb je nog de keuze om het platform wel of niet af te schermen met een wachtwoord of persoonlijke url. Wil je zoveel mogelijk kijkers? Communiceer dan alleen de juiste URL zonder inlog op registratie. 

Kiezen voor branding?

De meeste platformen zijn aan te passen aan je eigen huisstijl. De ervaring leert wel dat je hiervoor een hoog bedrag betaalt of dat je veel zelf moet doen. Ga je werken met Youtube Live, Vimeo of bijvoorbeeld Zoom, dan zijn de mogelijkheden minimaal.

Wil je dus je online event een eigen look en feel geven dan ontkom je er niet aan met een uitgebreid platform te gaan werken en zijn de kosten dus ook hoger.

Op dit moment bieden we bij Beeld en Geluid Den Haag een simpel platform aan wat ook snel en gemakkelijk aan te passen is in je eigen huisstijl. Een groot voordeel: het is niet duur.

Wijze van streaming

In onze zoektocht naar geschikte platformen is streaming een belangrijk aandachtspunt. De meest platforms laden namelijk een stream in via een streamingdienst zoals Vimeo of Youtube. Dit heeft als nadeel dat de kans op foutmeldingen groot is. Er zit immers een extra schakel tussen. Ook loop je het risico dat je stream tijdens je event wordt afgebroken omdat bijvoorbeeld Youtube het idee kan krijgen dat je inbreuk maakt op auteursrechten. In zo’n geval kan het scherm zomaar op zwart gaan. 

Voordat je een keuze maakt raden we je aan om vooraf bij het platform te informeren of ze rechtstreeks streamen of niet.

Bereikbaarheid

Uit ervaring weten we dat niet elk platform kan worden bezocht door je bezoekers. Dit komt vooral door beveiligingsinstellingen. Informeer dus goed vooraf welke platformen geschikt zijn bij je bezoekers. Dit geldt vooral voor platformen die je moet downloaden zoals Teams of Zoom. Sommige organisaties hebben daarnaast ook een beleid bepaald over welke platforms er wél en niet gebruikt mogen worden uit veiligheidsoverwegingen.

Andere platformen werken alleen goed in bepaalde browsers en dit kan weer problemen geven bij bezoekers die op het laatste moment een nieuwe browser moeten downloaden en hier geen ‘rechten’ voor hebben op hun (bedrijfs)laptop of pc. We merken ook dat steeds meer mensen een online event volgen op een telefoon of tablet. 

Gebruiksgemak

De werking van een goed platform is voor je bezoeker in een keer duidelijk. Waar kunnen ze chatten, instellingen aanpassen of bijvoorbeeld inloggen? Hoe makkelijker het platform in gebruik is, hoe meer bezoekers je krijgt en behoudt. Een foutmelding geeft gegarandeerd bezoekers die afhaken. 

En kijk ook naar de integratie van benodigde functies in één platform? Zodra bezoekers voor een quiz of poll moeten switchen naar een andere app, raak je vaak ook weer kijkers kwijt. 

Tot slot

Zoals je ziet komt er nog wel wat bij kijken om een goed online event platform te kiezen. Bij Beeld en Geluid Den Haag hebben we inmiddels met de meeste platformen wel gewerkt. Op basis van deze ervaring werken we het liefst met onze eigen platformen. 

Sinds maart 2021 week hebben we een nieuw en simpel platform geïntroduceerd, volledig aan te passen in je eigen website en heel betaalbaar. Wil je meer weten? Neem dan even contact met ons op via het contactformulier. 

Masterclass

Meer weten over online eventplatforms? Meld je aan voor de gratis masterclass op 10 maart.

Contact

Delen