Bij een hybride evenement heb je altijd twee doelgroepen, de mensen die live aanwezig zijn en de mensen die thuis meekijken. Het is belangrijk om deze te onderscheiden. Het verschil kan zijn dat mensen in de zaal kennis hebben van het onderwerp dat wordt behandeld waardoor ze kunnen meewerken aan de inhoud van het programma, de mensen die dan geïnformeerd moeten worden kijken dan online. Het voordeel aan hybride events is dat iedereen kan deelnemen. Het maakt niet uit waar je op de wereld bent, zolang je maar toegang hebt tot internet. Hierdoor zou het kunnen dat je rekening moet houden met mensen uit het buitenland en dus ook met een tijdzone.
Houd er rekening mee dat je bij een hybride event voor beide doelgroepen een apart programma maakt. Begin met je plenaire programma en maak daarna pas je online programma. Zorg dat je voor beide programma’s rekening houdt met inhoud, energie en interactie. Een verschil met online en offline events is de duur van het programma. We zijn gewend dat live evenementen wel zo’n 4 tot 5 uur kunnen duren. Hybride events moeten niet langer dan 2 uur duren, anders wordt het te langdradig en verliezen mensen hun aandacht.
Bij een hybride event is er meer aandacht nodig voor de productie dan bij een volledig live event. Bij een hybride event heb je te maken met een uitzending die natuurlijk niet ineens uit kan vallen. Zorg voor je online gedeelte voor een regisseur die alles tot in de puntjes regelt en maak een technisch draaiboek waar je het online gedeelte uitgebreid beschrijft. Houd hierbij rekening met dat alles wat je live ziet je dat ook online moet laten zien.
Een goede opstelling is erg belangrijk. Denk vooraf goed na over dingen als waar de presentator zit, waar het publiek zit en waar het cue scherm en presentatiescherm staan. Houd hierbij ook in gedachte dat het er online ook goed uit moet zien.
Naast camera’s met goede kwaliteit komt er bij een hybride event veel meer kijken. Denk aan goed licht en geluid, maar ook voldoende ruimte voor het plaatsen van de techniek. Zorg dat je tijdens de doorloop alles goed test zodat je geen dingen over het hoofd ziet.
Maak de juiste keuze in het platform dat je wil gebruiken. Baseer je keuze op wat je belangrijk vindt. Wil je bestanden kunnen delen of een database bouwen? Hoe betrouwbaar moet het programma zijn? Wil je gaan werken met breakoutrooms?
Het is belangrijk dat het programma goed past bij de doelgroep, op deze manier bereik je impact. Door vooraf het event al doelgroeponderzoek te doen zorg je dat je de doelgroep betrekt bij de totstandkoming van de inhoud. Als je je doelgroep het idee weet te geven dat ze iets hebben aan de informatie en dat het van toegevoegde waarde is zullen ze ook blijven kijken. Bij hybride events moet je dus niet alleen zenden, want mensen zullen dan snel afhaken.
Energie is fysiek veel makkelijker te realiseren dan hybride. Live voelen mensen zich onderdeel van het programma, je hebt dan het gevoel dat je mag meedoen. Je wil natuurlijk ook zorgen dat mensen thuis dit gevoel ervaren. Dit kan je bijvoorbeeld doen door beide groepen te verbinden met de catering. Goede catering geeft energie en maakt mensen blij. Voorafgaand het event kan je de mensen thuis dezelfde catering opsturen als wat er live bij het event is.
Om een geslaagd hybride event te organiseren is interactie belangrijk. Het begint hiermee al bij een goede presentator. Als je presentator geen rekening houdt met het publiek dat thuis kijkt mis je de interactie tussen de kijkers thuis en het publiek dat live aanwezig is. Je moet hiertussen een koppeling maken. Andere manieren om interactie te creëren is door polls, de chats of Word Cloud.
Vergeet na je hybride event niet al je gestreamde materiaal op te slaan. Deze kan je in de toekomst bij een volgend event weer gebruiken. Maar ook is het handig voor content op je social media of in nieuwsbrieven. Vaak vinden bezoekers van je event het ook leuk als je de content achteraf beschikbaar stelt. Dit zou je kunnen doen door na het event een link te delen met de gasten.
Ten slotte is het belangrijk dat je bij het organiseren van een hybride event uiteraard veel plezier hebt!
Vanuit Beeld & Geluid in Den Haag zijn er genoeg mogelijkheden om jouw perfecte hybride event te organiseren. Wil je hier meer informatie over? Klik dan op de button.
Stel ze hier.
