Zo kies je de perfecte locatie voor je event

Denk goed na over de locatie die je kiest voor je evenement. Kies je een vertrouwde omgeving of ga je juist voor een verrassende locatie? Kies je voor een rustige en groene omgeving of ga je juist voor een stedelijke, bruisende plek?

Fysieke en hybride events zijn een prima manier om nieuwe plekken te leren kennen. Een plaats ontdekken of herontdekken, nieuwe dingen leren en netwerken in een totaal andere omgeving. Maakt niet uit hoe gedigitaliseerd onze maatschappij gaat worden, mensen zijn altijd geïnteresseerd in andere steden en plekken. Zo kan je een andere stad met een geheel eigen identiteit leren kennen. Je kan dit zelfs onderdeel maken van je programma. Denk daarom goed na over de locatie die het best past bij de inhoud van je event en bij je doelgroep. Bij het zoeken naar de perfecte locatie voor jouw event zijn er enkele zaken waar je op moet letten.

Bereikbaarheid

Een goede bereikbaarheid is heel belangrijk. Het is goed om te weten waar je gasten vandaan komen. Komen ze uit het hele land, kies dan voor een locatie die centraal ligt. Gaat het om een regionale bijeenkomst, dan is het praktisch om iets in de buurt te zoeken. Kies voor een makkelijk te bereiken locatie, dus goed bereikbaar met openbaar vervoer. Daarnaast is het belangrijk dat er voldoende parkeergelegenheid is op loopafstand.

Sfeer

Kies een locatie met een sfeer die past bij de doelstellingen van het event en bij de doelgroep. Moet het een luxe omgeving zijn? Of zoek je juist iets eenvoudigs? Of iets spraakmakends en inspirerends? Ga voor een ruimte die die sfeer uitstraalt, passend bij het event. En kijk of de locatie over de gewenste nevenruimtes beschikt. Dat biedt mogelijkheden om het event afwisselend en dynamisch te houden.

Toegankelijkheid

Het lijkt zo vanzelfsprekend maar dat is het niet. Let erop dat de locatie – van (neven)zalen tot restaurant en van terras tot toilet – goed toegankelijk is voor álle gasten, dus ook voor mensen in een rolstoel of met een andere fysieke beperking. Denk ook aan slechtzienden, slechthorenden en verstandelijke gehandicapten. Zijn er drempels of andere obstakels in het gebouw, is er een mindervalide toilet aanwezig, is iedere verdieping per lift te bereiken?

Catering

Bespreek de mogelijkheden van catering. Veel locaties werken met een vaste culinaire invulling. Op zich is hier niets mis mee, maar zijn ze flexibel als je net iets anders wil? Stel, je organiseer een bijeenkomst voor mensen die actief zijn op het gebied van duurzaamheid en biologische voedselproductie. Dan wil je vast niet alleen bitterballen bij de borrel, maar ook gezonde vegetarische snacks. Het is fijn als de keuken van de locatie hier goed op inspeelt. Zoals ook op dieetwensen en op de groeiende vraag naar vegetarische- en veganopties. Het is een pluspunt als de keuken transparant is over de herkomst van de gebruikte producten. Zijn deze maatschappelijk verantwoord, wordt bijgedragen aan het verkleinen van onze foodprint en wordt afval gereduceerd?

Flexibiliteit en mogelijkheden

Is er ruimte voor een activiteit in de pauze of tussendoor. Wat zijn de mogelijkheden voor een teambuildingsactiviteit? Kortom, is uitwijken naar een ruimte buiten je plenaire zaal goed mogelijk? Is het mogelijk je event te verrijken met een inspirerende workshop of training? Is de omgeving van de locatie uitnodigend en interessant voor een verkwikkende wandeling? Of voor die andere energizer die je onderdeel wil maken van je event. Het is ook fijn als er werkruimtes zijn waar je even iets voor jezelf kunt doen.

Hoogwaardige faciliteiten

Bij hybride en online events worden hoge eisen gesteld aan beeldregistratie, live streaming, webcast, licht en geluid. Is er een studio aanwezig op locatie? Is de wifi betrouwbaar en voldoende snel voor de beoogde activiteiten? Is het geluid en licht state-of-the-art? Vraag gerust voorbeelden en referenties.

Jouw keuze

En als je een keus gaat maken, denk dan aan de locatie Beeld & Geluid in Den Haag . Gelegen in het centrum van Den Haag, tussen Koninklijk Paleis Noordeinde en het Vredespaleis in. Volop overnachtingsmogelijkheden in de nabijheid. Naast een totaal capaciteit van 600 personen en 12 unieke zalen ook expert op het gebeid van online events en webinars. Waar de techniek beschikbaar is om jouw event live uit te zenden in een zaal naar keuze. 

Onlangs is Beeld & Geluid in Den Haag , met een gemiddeld cijfer van 9.3 door Meetingreview uitgeroepen tot sterlocatie. Dat wil zeggen tot een van de beste vergader- en evenementenlocaties van Nederland. De unieke setting van de locatie met daaraan gekoppeld het mediamuseum biedt diverse mogelijkheden je event te verrijken. Beeld & Geluid in Den Haag biedt immers méér dan alleen zalen met tafels, lekker eten en een gastvrije en veilige ontvangst. Het heeft alle elementen in huis voor meer focus, inspiratie en plezier tijdens een bijeenkomst, zoals toegang tot het mediamuseum, workshops, trainingen, goodie-bags en meer. Daarnaast kan de digitale audiovisuele collectie van Beeld & Geluid worden ingezet worden om de effectiviteit van de bijeenkomst te versterken. Denk bijvoorbeeld aan op maat gemaakte video’s. Zo bieden we tools om de interactie te verbeteren en de concentratie van de deelnemers te verhogen. Wil je je bijeenkomst op een leuke manier afsluiten? Boek dan de mediastadswandeling langs bekende plekken in de binnenstad van Den Haag en sluit deze af met een bijbehorende borrel.

Wist je dat je met jouw vergadering of event bij Beeld & Geluid ook het museum, de onderwijsworkshops en de programmering ondersteunt? Zo draag je direct bij aan een mediawijze samenleving. Niet onbelangrijk in een wereld waar alles lijkt te draaien om media en heldere communicatie.

We beschikken ook over event- en vergaderzalen in Hilversum. Beeld & Geluid is een prachtige evenementenlocatie met ongekende faciliteiten. Centraal gelegen in de mediastad van Nederland: Hilversum. Onze zalen zijn zeer geschikt voor seminars, congressen en bedrijfspresentaties. Maar ook voor een sitting diner, receptie of personeelsfeest kun je bij ons terecht.

Delen